Assistenz des Geschäftsbereichs Recht & Compliance (m/w/d)

2024-0316

• full time, 38 h/week
• fixed-term / limited contract

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Introduction

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YOUR RESPONSIBILITIES

• Führung des Sekretariats des Geschäftsbereichs, insbesondere die Erfassung und Überwachung der Geschäftsvorgänge sowie das Führen von Korrespondenz, fehlende Informationen bei entsprechenden Stellen einholen und ergänzen, koordinierendes Mitwirken an Aufgaben der Geschäftsbereichsleiterin, Führen und Organisieren der Büroablage, Postbearbeitung
• Vereinbaren und Verfolgen von Terminen, Betreuen von Besuchern
• Erstellen und Verwalten von BANFen und Rechnungen im SAP, Betreuung der Verwaltung des Kostenstellenbudgets des Bereiches
• Verwalten und Pflegen der Urlaubsplanung, Zeitverantwortung des Teams, Weiterbildungsbedarfe koordinieren (bspw. Schulungen buchen)
• Verwaltung der internen Vertragsdurchläufe (Einholen von Informationen von den Legal Counsel, Rückmeldung an Fachbereiche geben) sowie Fristenkontrolle bei rechtlichen Unterlagen
• Erfassen und Verarbeiten von Informationen unter Beachtung fachspezifischer Unterlagen (z. B. Durchführen von Recherchen und Aufbereiten der Informationen, Erstellung von Unterlagen und Darstellungen für Präsentationen und Vorträge, Erstellen von Protokollen)
• Pflege der Vertragsdatenbank für das Unternehmen
• Unterstützung und Koordination von internen und externen Reporting Verpflichtungen
• in Zusammenarbeit mit der Vorgesetzten Koordination verschiedener Gremien (bspw. Aufsichtsrat & Gesellschafterausschuss) 

MUST-HAVES

• abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungskontext
• mehrjährige Berufserfahrung in privatwirtschaftlichen Unternehmen und in der Betreuung von Geschäftsbereichen
• sehr gute Kenntnisse der MS-Office Anwendungen, SAP
• sicheres Agieren in Wort und Schrift in deutscher und englischer Sprache
• Organisationstalent
• sicheres Auftreten und Souveränität in der Kommunikation, Teamorientierung, Problemlösungskompetenz
• Umgang mit vertraulichen Unterlagen
• Vorliegen der Voraussetzungen für eine gültige Zuverlässigkeitsüberprüfung (ZÜP) gem. §7 Luftsicherheitsgesetz (LuftSiG). Sollten Sie keine gültige deutsche Zuverlässigkeitsüberprüfung bzw. Sicherheitsüberprüfung besitzen, wird diese gemeinsam im Bewerbungsprozess beantragt.

Ihr Profil wird abgerundet durch 

• Ausbildung oder Erfahrung als Rechtsanwaltsfach- oder Notarfachangestellte (m/w/d)
• langjährige Erfahrung in der administrativen Bearbeitung von rechtlichen Sachverhalten
• hohes Maß an Selbständigkeit, Flexibilität, Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit sowie Belastbarkeit

Sie erfüllen nicht alle Voraussetzungen? Kein Grund zur Sorge! Wir unterstützen Sie bei Ihrer persönlichen Weiterentwicklung und bereiten Sie gut auf Ihre neue Rolle vor.

Bei uns zählt der Mensch! EFW engagiert sich für Vielfalt und eine integrierende Firmenkultur. Deshalb freuen wir uns auf alle Bewerbungen unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Identität, Weltanschauung oder Religion.

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